Cómo llevar el control de gastos de un proceso judicial

Gastos del proceso, honorarios y costas

Conviene distinguir tres conceptos. Los honorarios son lo que el cliente le paga al abogado por su trabajo. Los gastos o expensas son los desembolsos necesarios para adelantar el proceso. Y las costas, según el artículo 361 del Código General del Proceso, están integradas por la totalidad de las expensas y gastos sufragados durante el curso del proceso y por las agencias en derecho.

Esta distinción importa porque, si el cliente gana, los gastos debidamente soportados pueden recuperarse a través de la condena en costas a la parte vencida.

Gastos más comunes en un proceso

Aunque cada proceso es distinto, estos son los gastos que aparecen con más frecuencia:

• Envíos y notificaciones.
• Copias, certificados y documentos expedidos por entidades.
• Certificados de tradición, existencia y representación legal.
• Pólizas o cauciones para medidas cautelares.
• Honorarios de peritos, secuestres y otros auxiliares de la justicia.
• Gastos de conciliación extrajudicial.
• Desarchivo de expedientes.
• Desplazamientos para diligencias.

Por qué soportar cada gasto

Para que un gasto se incluya en la liquidación de costas, debe estar comprobado. El artículo 366 del Código General del Proceso señala que la liquidación incluye los gastos judiciales hechos por la parte beneficiada con la condena, siempre que aparezcan comprobados, hayan sido útiles y correspondan a actuaciones autorizadas por la ley.

Un gasto sin factura o sin recibo es, en la práctica, un gasto perdido. Además, los soportes te permiten rendir cuentas al cliente con transparencia.

Un registro por caso

El control más útil es un registro de gastos por cada proceso, con la misma estructura siempre:

• Fecha del gasto.
• Concepto: qué se pagó y para qué actuación.
• Valor.
• Quién lo pagó: el cliente directamente o el abogado por cuenta del cliente.
• Soporte: factura, recibo o comprobante, guardado en la carpeta del caso.
• Estado: pendiente de reembolso, reembolsado o cubierto con anticipo.

Anticipos para gastos

Una práctica sana es pedir al cliente un anticipo para gastos al inicio del proceso y reponerlo cuando se agote. Así el abogado no financia el proceso con su propio dinero y el cliente sabe de antemano cuánto debe prever.

Rinde cuentas periódicamente del uso del anticipo, con los soportes. La Ley 1123 de 2007 impone al abogado el deber de rendir cuentas de los dineros que reciba del cliente. Este punto debe quedar pactado en el contrato de servicios jurídicos.

La liquidación de costas

Cuando la sentencia condena en costas, la secretaría del despacho las liquida y el juez las aprueba. En ese momento es cuando tu registro de gastos demuestra su valor: si tienes cada soporte ordenado, puedes verificar que la liquidación incluya todo lo que corresponde.

Las agencias en derecho, que también hacen parte de las costas, las fija el juez con base en las tarifas que establece el Consejo Superior de la Judicatura.

Cómo informar los gastos al cliente

La transparencia con los gastos genera confianza. Un informe periódico, por ejemplo mensual o cada vez que se agota el anticipo, con la lista de gastos, su concepto, su valor y el saldo disponible, evita discusiones y facilita que el cliente reponga el anticipo a tiempo.

Adjunta los soportes o deja constancia de que están disponibles. Si un gasto es inusual o alto, como el honorario de un perito, coméntalo con el cliente antes de asumirlo: nadie quiere enterarse de un gasto importante cuando ya está hecho. Estos acuerdos, aunque parezcan menores, son los que sostienen una relación profesional sana durante todo el proceso.

Gastos y rentabilidad de los casos

Llevar el control de gastos también te sirve a ti como abogado: te permite saber cuánto cuesta realmente llevar cada tipo de proceso y ajustar tus propuestas de honorarios. Si tus procesos ejecutivos, por ejemplo, generan muchos gastos de notificación y oficios, puedes preverlo desde la propuesta.

Combinado con el registro de honorarios, te da una visión clara de qué casos son rentables. Mira cómo cobrar honorarios a los clientes.

Errores frecuentes

Estos descuidos son los que más dinero hacen perder:

• Pagar gastos de bolsillo sin anotarlos.
• No pedir factura o recibo.
• Mezclar gastos de varios casos en un mismo registro.
• No pactar con el cliente quién asume los gastos.
• No revisar la liquidación de costas contra los soportes.

Controla los gastos con Notifika

En Notifika cada proceso tiene su registro de gastos y cobros, junto con los documentos donde puedes guardar los soportes, la agenda y el seguimiento por radicado. Así, cuando llegue la liquidación de costas o el cliente pida cuentas, toda la información está en un solo lugar. Para el manejo contable general, revisa cómo llevar la contabilidad de un abogado.

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