Cómo hacer un contrato de servicios jurídicos

Contrato y poder: dos documentos distintos

El poder es el documento con el que el cliente faculta al abogado para representarlo ante el juez; es lo que se presenta en el proceso. El contrato, en cambio, regula la relación privada entre ambos: honorarios, obligaciones, gastos y terminación. No se presenta al despacho y suele contener información que no tiene por qué conocer la contraparte.

Ambos son necesarios y deben ser coherentes entre sí. Te explicamos el poder en detalle en qué es un poder judicial.

Las partes y el objeto

El contrato debe identificar con precisión a las partes: nombre, documento de identidad o NIT, domicilio y datos de contacto del cliente y del abogado, incluyendo su tarjeta profesional. Si el cliente es una empresa, quien firma debe tener facultades para obligarla.

El objeto es la cláusula más importante: describe exactamente el servicio. ¿Es representar al cliente en un proceso verbal de primera instancia? ¿Incluye la segunda instancia? ¿Y una eventual ejecución de la sentencia? Un objeto ambiguo es la principal fuente de discusiones sobre qué estaba incluido en los honorarios.

Honorarios y forma de pago

Los honorarios deben quedar claros en monto, forma y fechas de pago. Los esquemas más comunes son una suma fija, pagos por etapas del proceso, una cuota de éxito sobre el resultado o una combinación. La Ley 1123 de 2007, el Código Disciplinario del Abogado, exige que el abogado fije sus honorarios con criterio equitativo, justificado y proporcional frente al servicio prestado.

Si pactas una cuota de éxito, define con precisión sobre qué se calcula, por ejemplo sobre lo efectivamente recibido por el cliente, y qué pasa si el caso termina por conciliación. Mira los esquemas en detalle en cómo cobrar honorarios a los clientes.

Gastos del proceso

Los gastos procesales son distintos de los honorarios y conviene pactar quién los asume y cómo se manejan: notificaciones, copias, pólizas, honorarios de peritos y auxiliares de la justicia, desplazamientos, entre otros. Lo habitual es que los asuma el cliente, con soportes.

Define también cómo se van a rendir cuentas de esos gastos y si el cliente entregará un anticipo para cubrirlos. Revisa cómo llevar ese control en cómo llevar el control de gastos de un proceso.

Agencias en derecho y costas

Cuando una parte gana un proceso, el juez puede condenar a la otra en costas, que incluyen las agencias en derecho. Las agencias en derecho se reconocen a favor de la parte, no del abogado, por lo que es frecuente que el contrato establezca expresamente a quién corresponderán si se obtienen.

Dejar este punto claro desde el inicio evita uno de los desacuerdos más frecuentes al terminar un proceso con resultado favorable.

Obligaciones de las partes

El contrato debe establecer las obligaciones de cada uno. Del abogado: actuar con diligencia, mantener informado al cliente, guardar el secreto profesional y rendir cuentas. Del cliente: entregar información veraz y oportuna, aportar los documentos y pruebas, asistir a las diligencias y pagar los honorarios y gastos pactados.

Incluir la frecuencia y el canal de los informes de avance reduce los malentendidos y las llamadas de seguimiento.

Terminación anticipada

Ninguna relación está libre de terminar antes de tiempo. El contrato debe prever qué pasa si el cliente revoca el poder o si el abogado renuncia: cómo se liquidan los honorarios por el trabajo ya realizado, qué pasa con la cuota de éxito y cómo se entregan los documentos.

Recuerda que la renuncia al poder tiene reglas propias en el Código General del Proceso, que buscan proteger al cliente mientras designa un nuevo apoderado.

Otras cláusulas útiles

Según el caso, también puede ser conveniente incluir:

• Tratamiento de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Confidencialidad y secreto profesional.
• Forma de comunicación válida entre las partes.
• Intereses por mora en el pago de honorarios.
• Mecanismo de solución de controversias.
• Firma por medios electrónicos y fecha de inicio.

Errores frecuentes

Estos son los errores que más conflictos generan entre abogados y clientes:

• Trabajar sin contrato escrito, solo con un acuerdo verbal.
• Un objeto tan amplio o tan corto que no aclara qué está incluido.
• No distinguir entre honorarios y gastos.
• No pactar qué pasa con las agencias en derecho.
• No prever la terminación anticipada.

Del contrato al control de cobros

Firmado el contrato, lo que sigue es cumplirlo y cobrarlo a tiempo. En Notifika puedes registrar en cada caso los honorarios pactados, los pagos recibidos y los gastos asumidos, junto con el seguimiento del proceso y una plantilla de documentos jurídicos para tu contrato estándar.

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