Cómo solicitar una copia de un proceso judicial

Quién puede pedir copia de un expediente

Las partes del proceso y sus apoderados pueden acceder al expediente y solicitar copias de las piezas que necesiten. Los terceros también pueden pedir copias de procesos que no tengan reserva, aunque el despacho puede verificar su interés según el tipo de asunto.

Los procesos con reserva, como ciertos asuntos de familia o algunas etapas de procesos penales, tienen restricciones de acceso. En esos casos solo las partes y sus apoderados, o quienes la ley autorice, pueden conocer el contenido.

El expediente digital

La Ley 2213 de 2022 consolidó el uso de medios digitales en las actuaciones judiciales, y la Rama Judicial ha avanzado en la digitalización de expedientes. Cuando el expediente es digital, muchos despachos comparten un enlace de consulta con las partes, lo que evita tener que pedir copias pieza por pieza.

Si eres parte y el despacho no te ha compartido el acceso, puedes solicitarlo por correo. Una vez lo tengas, descarga y guarda las piezas importantes en tu propio sistema: los enlaces pueden cambiar o vencer, y tú necesitas conservar tu archivo del caso.

Cómo solicitar las copias paso a paso

Aunque cada despacho puede tener particularidades, el procedimiento general es el siguiente:

1. Identifica el despacho y el número de radicado completo del proceso.
2. Redacta un memorial breve dirigido al juez o a la secretaría.
3. Indica tu nombre, documento, calidad en el proceso (parte, apoderado o tercero) y correo de respuesta.
4. Especifica qué necesitas: el expediente completo, piezas concretas o una certificación.
5. Si actúas como apoderado, adjunta o referencia el poder.
6. Envía la solicitud al correo institucional del despacho y guarda la constancia.

Copias simples, auténticas y certificaciones

No todas las copias son iguales. Las copias simples sirven para conocer y trabajar el expediente. Las copias auténticas o con constancia de ejecutoria se requieren para ciertos trámites, por ejemplo para exigir el cumplimiento de una sentencia ante otra entidad o para algunos registros.

Una certificación, en cambio, es un documento expedido por la secretaría que da fe de un hecho concreto: que existe un proceso, su estado, las partes o que una providencia quedó en firme. Precisar en tu solicitud qué tipo de documento necesitas evita reprocesos.

Costos de las copias

Las copias digitales enviadas por correo generalmente no generan costo. Las copias físicas, las auténticas y algunas certificaciones pueden causar expensas o aranceles según las tarifas que fija el Consejo Superior de la Judicatura. Antes de pedir copias físicas, pregunta al despacho si basta con la versión digital, que suele ser suficiente para la mayoría de usos.

Si el despacho te indica que debes pagar, te informará el valor y la forma de pago. Guarda el comprobante junto con la solicitud y regístralo como gasto del proceso: te servirá para la liquidación de gastos del caso.

Si el proceso está archivado

Cuando un proceso terminó hace tiempo, el expediente puede estar en el archivo del despacho o en un archivo central. En ese caso primero hay que solicitar el desarchivo, que puede tomar más tiempo y tener un costo. Indica en la solicitud todos los datos que tengas: radicado, partes, año y despacho de origen.

Una vez desarchivado, el despacho te informará para que puedas consultar o recibir las copias. Ten paciencia y haz seguimiento periódico a la solicitud.

Qué hacer si no responden la solicitud

Si pasan varios días sin respuesta, verifica primero que el correo llegó a la dirección correcta del despacho y que no rebotó. Luego puedes enviar un recordatorio respetuoso, haciendo referencia a la solicitud anterior. Si el asunto es urgente porque corre un término, explícalo en el memorial.

Recuerda que la solicitud de copias, por regla general, no suspende los términos del proceso. Si necesitas el expediente para contestar o recurrir, no esperes al último día para pedirlo.

Organiza las copias del expediente

Recibir el expediente es solo la mitad del trabajo: también hay que poder encontrarlo después. Nombra los archivos con fecha y tipo de pieza, guárdalos en la carpeta del caso y relaciónalos con el radicado. Encuentras ideas concretas en nuestra guía de gestión de documentos jurídicos.

En Notifika cada proceso tiene su espacio para documentos, que puedes almacenar en la nube, junto con el seguimiento de actuaciones, la agenda y los cobros. Así el expediente y todo lo que pasa en él quedan en el mismo lugar.

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