Cómo crear una audiencia en Google Calendar

Paso a paso para crear la audiencia

La interfaz de Google Calendar puede cambiar con el tiempo, pero los pasos generales son estos:

1. Abre Google Calendar en el navegador o en la aplicación del celular.
2. Haz clic en el día y la hora de la audiencia, o en el botón para crear un evento.
3. Escribe un título claro que identifique la audiencia, el cliente y el radicado.
4. Ajusta la hora de inicio y una hora de finalización estimada.
5. Abre las opciones completas del evento para agregar más detalles.
6. Añade la ubicación del despacho o el enlace de la audiencia virtual.
7. Escribe en la descripción los datos del proceso y lo que debes preparar.
8. Configura los recordatorios y guarda el evento.

Un formato de título que funcione

El título es lo que ves en la vista de semana o en la notificación del celular, así que debe decir lo esencial. Un formato útil es: tipo de audiencia, cliente y radicado. Por ejemplo: «Audiencia inicial – Pérez vs. Constructora XYZ – 05001…».

Usar siempre el mismo formato te permite buscar en el calendario por cliente o por radicado y encontrar todas las diligencias de un caso en segundos. Si no tienes claro qué es el radicado, revisa qué es un radicado judicial.

Qué escribir en la descripción

La descripción es el lugar para todo lo que necesitarás el día de la audiencia, sin tener que buscar en otro lado:

• Radicado completo, despacho y ciudad.
• Partes del proceso y cliente.
• Tipo de audiencia y lo que se espera que ocurra.
• Enlace de conexión o dirección y sala.
• Testigos o peritos citados y sus datos de contacto.
• Documentos que debes tener listos.
• Enlace a la carpeta del caso.

Recordatorios que sí sirven

Google Calendar permite agregar varios recordatorios por evento, como notificaciones en el celular o correos. Para una audiencia, un solo aviso de diez minutos no basta. Configura recordatorios escalonados: por ejemplo, una semana antes para revisar el expediente, un día antes para la preparación final y una hora antes para conectarte o desplazarte.

Si la audiencia requiere preparar al cliente o a testigos, crea además un evento separado para esa reunión de preparación. Más ideas en control de audiencias para abogados.

Usa colores y calendarios separados

Google Calendar permite asignar colores a los eventos y tener varios calendarios en la misma cuenta. Puedes, por ejemplo, usar un color para audiencias, otro para vencimientos y otro para reuniones con clientes, o crear un calendario por área de práctica.

Lo importante es que el sistema sea simple y que todo el equipo lo entienda. Demasiados colores o calendarios terminan generando confusión.

Comparte el calendario con tu equipo

Si trabajas con otros abogados o asistentes, comparte el calendario de audiencias con los permisos adecuados: algunos solo necesitan ver, otros deben poder editar. También puedes invitar a una persona específica a un evento para que quede en su propia agenda.

Ten cuidado con la información que incluyes si compartes el calendario con personas externas: los datos de los procesos de tus clientes son confidenciales. Revisa los permisos con regularidad.

Agrega una reunión de Google Meet

Para reuniones con clientes o testigos previas a la audiencia, puedes añadir una videollamada de Google Meet directamente desde el evento. Las audiencias virtuales, en cambio, se hacen en la plataforma y con el enlace que indique el despacho, que debes copiar en el evento. Te damos más recomendaciones en cómo prepararse para una audiencia virtual.

Agenda también los vencimientos

El mismo método sirve para los términos. Crea un evento de día completo el día del vencimiento, con un título como «Vence contestación – Cliente – Radicado», y otro evento unos días antes como fecha interna de preparación. En la descripción anota la providencia que abrió el término y la fecha en que se notificó, para poder verificar el cálculo si surge alguna duda.

Recuerda que los términos judiciales se cuentan, por regla general, en días hábiles: al calcular, descuenta fines de semana, festivos y los periodos de vacancia judicial.

Conecta tu calendario con tus procesos

Crear eventos a mano funciona, pero exige disciplina y deja la información del proceso separada de la agenda. Notifika conecta ambos mundos: registras la audiencia dentro del proceso y se sincroniza con tu Google Calendar, con la posibilidad de crear la reunión de Google Meet desde el evento. Además, como la plataforma monitorea tus procesos por radicado, te avisa de las actuaciones que fijan nuevas fechas. Conoce más en agenda de audiencias para abogados.

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