Cómo prepararse para una audiencia virtual

Antes de la audiencia: confirma los datos

Lo primero es tener claros los datos de la diligencia: fecha, hora, proceso, tipo de audiencia y enlace de conexión. El despacho normalmente envía el enlace por correo electrónico a las direcciones registradas en el proceso. Si no lo recibes con suficiente anticipación, comunícate con la secretaría del despacho.

Registra la audiencia en tu agenda con el enlace en la descripción y una alerta previa. Si tienes varias audiencias el mismo día, revisa que no se crucen. Te ayudamos con eso en agenda de audiencias para abogados.

Prueba la tecnología con anticipación

No esperes al minuto antes de la audiencia para descubrir que falta una actualización o que la cámara no funciona. El día anterior, o al menos con una hora de anticipación, verifica:

• Que la plataforma indicada por el despacho abre correctamente en tu equipo.
• Que la cámara, el micrófono y los parlantes o audífonos funcionan.
• Que tu conexión a internet es estable; ten un plan B, como compartir datos desde el celular.
• Que el equipo está conectado a la corriente o con la batería cargada.
• Que tu nombre en la plataforma aparece completo y correcto.
• Que sabes compartir pantalla y documentos, si vas a necesitarlo.

Prepara el espacio

El lugar desde donde te conectas también cuenta. Busca un espacio tranquilo, sin ruido ni interrupciones, con buena iluminación frontal y un fondo neutro. Avisa a quienes vivan o trabajen contigo que vas a estar en una diligencia judicial.

Si representas a un cliente que se conectará desde otro lugar, asegúrate de que él también tenga las condiciones adecuadas, y nunca le indiques respuestas durante su interrogatorio: el juez puede advertirlo y eso afecta la credibilidad.

Ten los documentos a la mano

En una audiencia virtual no hay tiempo para buscar archivos. Ten abiertos o listos para compartir:

• El expediente digital o las piezas más relevantes.
• Tus notas: hechos clave, objetivo de la audiencia y posición de conciliación.
• Los cuestionarios para testigos y para el interrogatorio de parte.
• El poder con las facultades necesarias.
• Las pruebas que se van a exhibir, con nombres de archivo claros.

Prepara a tu cliente y a tus testigos

Muchas personas nunca han estado en una audiencia, y menos virtual. Explícales cómo funciona: el juez dirige la diligencia, se debe pedir la palabra, hay que mostrar el documento de identidad a la cámara y es necesario permanecer solos en el espacio durante su declaración.

Haz una prueba de conexión con ellos días antes. Muchos problemas de última hora se deben a testigos que no saben ingresar a la plataforma o que se conectan desde un celular sin batería.

Durante la audiencia

Conéctate unos minutos antes de la hora fijada, con la cámara encendida y el micrófono silenciado hasta que te den la palabra. Viste como lo harías en una audiencia presencial: sigue siendo una diligencia judicial.

Toma notas de las decisiones que el juez adopte, porque se notifican en estrados y, si quieres recurrirlas, debes hacerlo en ese momento. Si se cae la conexión, intenta reconectarte de inmediato y, si no es posible, comunícate con el despacho por el canal que haya indicado.

Normas de comportamiento

La virtualidad no cambia el respeto que exige la audiencia. Algunas pautas básicas:

• Dirígete al juez y a los demás intervinientes con respeto.
• No interrumpas; pide la palabra y espera a que te la concedan.
• Evita comer, fumar o atender otras llamadas durante la diligencia.
• No grabes por tu cuenta: la grabación oficial la hace el despacho.
• Mantén la cámara encendida salvo que el juez autorice lo contrario.

Después de la audiencia

Al terminar, registra en la ficha del caso lo que pasó: decisiones, pruebas practicadas, fechas nuevas y tareas pendientes. Si el juez fijó otra audiencia, anótala de inmediato en tu agenda. Si dictó sentencia, calcula los términos que correspondan.

En Notifika puedes tener las audiencias asociadas a cada proceso y sincronizadas con Google Calendar, y crear la reunión de Google Meet desde el evento cuando la necesites para preparar al cliente. Si quieres conocer los tipos de audiencia, lee qué es una audiencia judicial.

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